予約統合・グルーピング機能

機能概要

複数に分かれている予約を、HOTELSMART上で1つの予約としてまとめて管理するための機能です。

同じお客様や同じグループの予約が複数に分かれて登録されている場合、予約をまとめることで、以下のような管理がしやすくなります。

• フロントで予約を探しやすくなる
• チェックイン時の確認がしやすくなる
• 同じお客様・同じグループの予約をまとめて把握しやすくなる
• 複数泊・複数部屋の予約を一体として管理しやすくなる

予約をまとめる方法には、「予約統合」と「グルーピング」の2種類があります。

統合・グルーピングとは

【統合】チェックアウト日と次のチェックイン日が連続している予約を１つにまとめること
　例）①4/1チェックイン・4/2チェックアウトの予約と、②4/2チェックイン・4/3チェックアウトの予約を、4/1〜4/3の1つの予約としてまとめる。

【グルーピング】チェックイン日が同じ複数の予約を、１つのグループとしてまとめること
　例）同じ団体・グループのお客様が、複数部屋を別々の予約として登録・取り込まれた場合に、1つの予約としてまとめる。

機能詳細・設定方法

予約統合・グルーピングは、予約一覧画面から行います。

①統合/グルーピングしたい予約にチェックを入れる
②チェックを入れると予約一覧の左上に『チェックした予約の統合またはグルーピング』というボタンが表示されるのでクリックする

③『これらの予約を統合する』or『これらの予約をグルーピングする』を選択する

統合の場合

データ上統合可能だった場合、２段階の確認をした上で統合されます。

①

②

データ統合ができない場合はアラートが出ます。

統合が完了したら、予約詳細のオペレーターメモにログが残ります。

予約統合ができる条件

以下の条件を満たしている必要があります。

予約統合ができない例

以下のような場合は、予約統合できません。

• • 予約経路が異なる
  • 法人・団体の設定が異なる
  • ゲスト数が異なる
  • 部屋数が異なる
  • 日程が連続していない
  • 仮予約が含まれている
  • 日次締め済みの料金・精算情報が含まれている

予約統合後に引き継がれる情報

予約統合を行うと、対象の予約情報が1つの予約にまとまります。

お客様マイページについて

予約統合を行うと、統合前のお客様マイページURLは無効になり、新しいURLが発行されます。

必要に応じて、お客様へ新しいマイページURLを再送してください。

鍵番号について

統合時点で部屋割りが完了している場合、チェックイン日が早い予約で発行されていた”鍵番号”の利用期間が自動で延長されます。

(鍵番号の期間延長は5分に1回のバッチ処理で行われるため、反映には最大5分程度かかる場合があります。操作後すぐに反映されない場合は、少し時間をおいてから再度確認してください。)

売掛金起算日について

OTA事前決済をしている予約の場合、売掛金の起算日が統合後のチェックアウト日に変更になります。

サイトコントローラー自動更新について（予約統合）

統合後はサイトコントローラーの自動更新は行われません。
予約統合後に予約サイト側で変更・キャンセルが発生した場合は、HOTELSMART側の予約内容を手動で修正してください。
予約サイト側で今後変更される可能性がある予約は、統合前に運用上問題がないかご確認ください。

グルーピングの場合

グルーピングが可能だった場合、2段階の確認をした上でグルーピングされます。

①

②

グルーピングができない場合、アラートがでます。

グルーピングが完了したら、予約詳細のオペレーターメモにログが残ります。

グルーピングができる条件

以下の条件を満たしている必要があります。

グルーピングができない例

以下のような場合は、グルーピングできません。

• チェックイン日が異なる
• 予約経路が異なる
• 法人・団体の設定が異なる
• チェックイン済みの予約が含まれている
• 仮予約が含まれている
• 日次締め済みの料金・精算情報が含まれている

グルーピング後に引き継がれる情報

グルーピングを行うと、対象の予約情報が1つの予約にまとまります。

料金について

料金情報は、統合・グルーピング後の予約にまとめて引き継がれます。
ただし、料金が自動で再計算されるわけではありません。
必要に応じて、統合・グルーピング後に予約詳細画面で料金内容をご確認ください。

プランについて

異なるプランの予約をまとめた場合でも、元の予約ごとのプラン情報は保持されます。
たとえば、以下のような予約をまとめた場合でも、それぞれの部屋・日程に紐づくプラン情報はそのまま保持されます。

• 予約①：素泊まりプラン
• 予約②：朝食付きプラン

統合・グルーピング後は、必要に応じて予約詳細画面でプラン内容をご確認ください。

サイトコントローラー自動更新について（グルーピング）

グルーピング後も、サイトコントローラーからの自動更新は原則として継続されます。
ただし、予約内容や連携サービスによっては、変更・キャンセル内容の反映状況を確認する必要があります。
グルーピング後に予約サイト側で変更があった場合は、HOTELSMART側の予約内容もあわせてご確認ください。

注意点

・一度統合、グルーピングを行うと、元に戻すことは出来ません。

・予約統合・グルーピングを行っても、料金やプランが自動で1つに統一されるわけではありません。

・設定している法人・団体が異なる場合、統合・グルーピングができません。

・予約経路が異なる場合、統合・グルーピングができません。
（１つの予約に対して複数の予約経路を紐づけることが出来ないため）

よくある質問

予約経路（予約サイト）の異なる予約を統合・グルーピングしたい

予約経路(予約サイト)が異なる場合は、予約統合・グルーピングは出来かねます。
1つの予約に対して複数の予約経路を紐づけることができないためです。
この場合は、統合・グルーピングを行わず、各予約を個別に管理をお願いします。
必要に応じて、同じ部屋を割り当てる、後続予約を手動でチェックイン済みにするなど、施設運用に合わせてご対応ください。

統合・グルーピングをした予約を元のように分けることはできる？

予約の分割機能を使って予約を分けることはできますが、完全にもとの状態にすることはできかねます。

自動でグルーピングされているが、解除したい

サイトコントローラー連携の設定にて、設定をご変更いただけます。
オプション機能＞サイトコントローラー「設定ページへ」＞右側アカウント情報欄より、
一度連携を解除し、再度連携作業を行うときに、【別々の予約として登録する】をご選択ください。