他社ホテルシステムからホテルスマートへの移行手順

他社システムからホテルスマートへ切り替える際の推奨手順をまとめています。切り替え当日の混乱を防ぐため、以下の手順に沿って進めてください。

切り替えは「将来予約（切替日以降の滞在）」のみが対象です。切替日より過去のデータはホテルスマートへは移行せず、旧システムにて管理・参照を行ってください。

1. 予約データの移行作業

切替日の日次締めまでに、以下の将来予約データをホテルスマートへ登録します。

① すでに受けている予約の扱い

• 将来データのみ登録： 切替日以降の滞在分のみを登録します。
• 手入力（SC外）： サイトコントローラーを経由しない電話予約等は、ホテルスマートへ手入力が必要です。
• SC経由の予約： サイトコントローラー側で、切替日以降に「チェックイン」する予約の再出力を行ってください。

予約登録の判断基準

② 今後登録する予約

移行作業期間中に発生した新規予約は、切替日を基準に以下の通り入力してください。

• 切替日以前の滞在予約： 現行システムのみに入力。
• 切替日以降の滞在予約： ホテルスマートに入力。

2. 会計残高（売掛金・前受金）の移行

会計データの整合性を保つため、切替日の日次締めまでに以下の操作で残高を移行します。

① 売掛金の残高移行

② 前受金の残高移行

3. OTA事前決済予約の扱い

楽天トラベルやじゃらん等のOTAで「事前決済」されている予約の移行における注意点です。

• 二重計上の防止： 切替日を跨ぐ予約を手動入力する場合、現行システムと売掛処理については確認をお願いします。
  前述の通り、ホテルスマートは切替日移行のデータのみを処理します。

4. 残室確認（在庫の整合性）

システム切り替え前後で、在庫数（売り出し数）に齟齬が出ないよう確認を行います。

在庫確認のステップ

• 現行システムの在庫確認： 切替直前の各日程・タイプの残室数を控えておきます。
• ホテルスマートの在庫取込： 予約データの取込完了後、ホテルスマート上の残室数が正しいか確認します。
• サイトコントローラーとの同期： SC上の在庫数とホテルスマートの在庫数が一致しているか最終確認を行います。