機能概要
ご予約いただいたお客様にお送りするメール文章のテンプレートを作成や自動送信有無・自動送信タイミングを設定することができます。
送信可能なメールは以下の5種類で、運用に合わせて送信有無や内容を設定いただけます。
- お客様マイページ送信
- お客様情報入力リマインド
- チェックインコード送信
- チェックイン時
- チェックアウト時
SMSの送信については別途、こちらのマニュアルをご確認ください。
機能詳細・設定方法
物件管理＞物件情報＞自動メール配信設定よりご設定いただけます。
以下は、全メールに存在する設定項目の説明です。
●差し込みキーワード
本文の右側にある「差し込みキーワード」を本文に設定すると、予約内容に合わせて内容が自動で挿入されます。
入力したい箇所にカーソルを合わせて、キーワードを選択すると差し込まれます。
タイトル（件名）・本文の双方に設定が可能です。
●自動送信設定
各メールの【自動送信設定】にて、「代表者のみ」or「お客様全員」に送る設定が可能です。
※基本的に同行者様のメールアドレスは取得できていないため、「代表者のみ」で問題ございません。
自動送信を「行わない」に設定し、各予約詳細画面から手動で送信することも可能です。
●BCC
宿泊者（予約者）様にお送りするメールを、BCCでホストと物件のメールアドレスにお送りする設定が可能です。
ホストのアドレスはアカウント設定より、物件のアドレスは物件詳細ページより設定できます。
お客様マイページ送信
「お客様マイページ」のURLを送信し、チェックイン前の宿泊者情報をお願いするメールです。
※予約サイトからの予約完了メールとは異なるメールです。
▼送信言語について
最初に送るメールで、お客様のご利用言語が不明のため、初期設定では４言語（日英中韓）が記載された文章となっております。
宿泊者様の傾向をみて、利用の少ない言語は削除していただいても問題ございません。
▼タイトル・本文の設定
テンプレートでは、マイページで施設情報の確認ができること、宿泊者情報で入力いただく必要があることとその項目について説明しております。
入力いただく項目については、お客様マイページ設定に合わせて文章を変更をお願いいたします。
また、マイページでの商品を販売している場合はそのご案内、Stripe決済を有効化している場合は決済のご案内など、そのほかにご案内したい内容があれば自由にご記載ください。
▼添付ファイルの設定
メールに添付ファイルをつけて送信することが可能です。
送信内容の例：ハウスマニュアル、物件への道順案内など
＜アップロードの制限＞
ファイルサイズ：1MB未満
ファイル形式 ：制限はございません
ファイル数 ：5つ
添付ファイルは、送信先アドレスによっては表示されないため確実に届くものではございません。
ファイル数が大きい場合や確実に届けたい場合は、ファイルをPDF化し本文にてURLで共有することをお勧めいたします。
▼自動送信の設定
【自動送信設定】と【自動送信日時】を設定します。
【自動送信日時】は「予約作成時」or「チェックインの〇日前の△時」からお選びいただけます。
また、傾向としてチェックインの1~2週間前から入力率が上がるためそのあたりで設定いただくこともお勧めです。
設定した日時を過ぎて予約があった場合は、予約作成時に送信されます。
お客様情報入力リマインド
マイページの入力が完了していないお客様を対象に繰り返しリマインドのメールを送信できます。
▼送信言語について
お客様マイページと同様です。
▼タイトル・本文の設定
テンプレートに記載の内容はお客様マイページ送信とほとんど同じものとなっております。
▼自動送信の設定
【自動送信設定】と、【自動送信期間】【自動送信間隔】をご設定いただきます。
自動送信期間は、リマインドメールを送信する期間の設定をしていただきます。
※デフォルトの180日(半年)前からだとかなり早い段階となっているため、1〜2週間前からなどに変更していただくことを推奨しております。
また、末尾も「チェックアウト前日」に変更していただくことを推奨しております。
チェックインコード送信
チェックインコード/チェックインQRコードや、チェックイン方法などをご案内するメールです。
※チェックインコードは、各予約に自動で発番される６桁の数字を指します。
▼送信言語について
チェックインコード送信のメールは、お客様マイページ画面の最初に選んでいただいた言語で送信されます。
そのため、言語別のテンプレート設定が必要です。
※マイページにアクセスがなく言語選択されていない場合（未指定）のテンプレートでメールが送信されます。
※日本語以外のテンプレートの自動翻訳機能はございません。
下記画面の、赤枠部分で言語のテンプレートの切り替えが可能です。
▼タイトル・本文の設定
テンプレートでは、チェックインコード/QRコードの案内とチェックイン方法のご案内をしております。
タブレット端末をお部屋の中に置かれている1棟貸しの施設やエントランスの鍵番号などがあり、
事前に鍵番号の通知が必要な場合は、その入室に関するご案内の内容もご記載ください。
▼添付ファイルの設定
チェックインコード送信と同様です。各言語のテンプレートで設定する必要がございます。
▼自動送信の設定
【自動送信設定】と送信タイミングに関する設定をします。
＜送信タイミングの設定＞
基本的に、チェックインコード送信は、【自動送信日時】で設定した日時に送信されます。
上記ではなく、マイページでの宿泊者情報の必須項目の入力が完了したタイミングで送信したい場合は、
【お客様情報入力完了時送信】を「行う」設定にしてください。
【自動送信日時】と【お客様入力完了時】の双方のタイミングで送信したい場合は、【再送信設定】で「再送信を行う」に✓を入れてください。
※注意点
自動送信を行う設定にしている場合、お客様マイページの入力が完了していなくても、自動配信日時にはチェックインコードが送信されます。
チェックイン時
チェックインが完了した際に送信されるメールです。部屋番号（と鍵番号）、またチェックアウト方法のご案内をメールで送信できます。
タブレットでのチェックイン完了画面にて部屋番号や鍵番号の鍵番号等が表示されますが、
こちらのメールを部屋番号の鍵番号で通知を行うことで、忘れてしまった場合などにメールでも確認いただけるようになります。
▼送信言語について
チェックインの際にタブレットで選択した言語で送信されます。
日本語・英語・中国語・韓国語それぞれの設定を行ってください。
※言語を必ず選択するため（未指定）のテンプレートはございません。
▼タイトル・本文の設定
テンプレートでは、部屋番号の通知とスマートロック等の鍵番号の通知が可能となっております。
鍵番号の通知が不要な場合はその部分の削除をお願いいたします。
また、タブレットでのチェックアウト方法の案内も記載しております。
タブレットによるチェックアウトを「行わない」設定にしている場合は、内容の編集を行ってください。
▼自動送信の設定
自動送信の有無および送信先を設定してください。
▼領収書の添付
利用明細書兼領収書には、メール送信タイミングに予約詳細画面の〖料金情報〗欄に登録されている料金情報・精算情報が反映されます。
領収金額がない場合は領収書部分は表示されず、利用明細書のみの表示となります。
※事前決済金額は、領収金額の対象となりません。事前決済分の領収書は各OTAから発行いただくようご案内ください。
▼通知アドレス
通知アドレス欄にアドレスを設定すると、以下のような通知が届きます。
〇〇様がチェックアウトしました。
物件: ホテル△
チェックイン予定: 2022/04/19 15:00
チェックアウト予定: 2022/04/20 12:00
部屋番号: 7-A
チェックアウト完了
チェックアウトが完了したタイミングで送信されるメールです。
▼送信言語について
チェックインの際にタブレットで選択した言語で送信されます。
日本語・英語・中国語・韓国語それぞれの設定を行ってください。
※言語を必ず選択するため（未指定）のテンプレートはございません。
▼タイトル・本文について
テンプレートでは、お礼の内容を記載しております。
▼自動送信の設定
自動送信の有無および送信先を設定してください。
▼通知アドレス
チェックイン完了メールと同様です。